Passare al centralino in cloud: cosa valutare prima di dismettere il vecchio

Passare a un centralino in cloud conviene alla maggior parte delle aziende che hanno un impianto datato, più sedi o persone che lavorano anche fuori ufficio. Il passaggio funziona bene se prima si fanno quattro verifiche: l'inventario di numeri e linee speciali, la qualità della connessione, la rete interna e i flussi di chiamata. Con questi elementi chiari, il cambio può avvenire senza che clienti e fornitori se ne accorgano.

Il vecchio centralino nello sgabuzzino spesso funziona ancora, e proprio per questo nessuno ha voglia di toccarlo. Poi arriva un guasto, un pezzo di ricambio che non si trova più o una nuova sede da collegare, e la domanda diventa inevitabile. Ecco cosa valutare prima di spegnere l'apparato che ha servito l'azienda per anni.

Come funziona un centralino in cloud?

Un centralino in cloud è un sistema telefonico VoIP che risiede su infrastrutture remote anziché in un armadio in ufficio. Le chiamate viaggiano sulla connessione Internet, i telefoni possono essere apparecchi da scrivania, applicazioni sul computer o sullo smartphone, e la configurazione si gestisce da remoto.

I vantaggi pratici sono concreti:

• mobilità: si risponde al numero dell'ufficio ovunque ci si trovi, con le stesse funzioni della scrivania;
• più sedi, un solo sistema: interni, trasferimenti e code condivisi fra uffici diversi;
• niente apparati da mantenere: aggiornamenti e manutenzione dell'infrastruttura sono a carico del servizio;
• modifiche rapide: un nuovo interno, un orario diverso o un messaggio aggiornato non richiedono un tecnico sul posto;
• integrazioni con CRM e strumenti di collaborazione.

Quali telefoni si possono usare

Con un centralino in cloud la scelta dei terminali è più ampia di un tempo. I telefoni IP da scrivania restano la soluzione più comoda per chi passa molte ore al telefono, come la reception o l'assistenza clienti. I softphone, applicazioni installate sul computer, si usano con una cuffia e sono adatti a chi lavora soprattutto al PC. Le app per smartphone permettono di ricevere e fare chiamate con il numero aziendale anche fuori sede, senza mostrare il numero personale. I vecchi telefoni si possono riutilizzare solo se sono apparecchi IP standard; quelli proprietari del vecchio impianto, in genere, vanno sostituiti. Conviene scegliere il terminale in base al ruolo di ciascuno, non uno uguale per tutti.

Per un quadro dei servizi disponibili, dalla telefonia VoIP in cloud alle linee, vale la pena partire dalle esigenze reali di chi telefona ogni giorno.

Cosa verificare prima di dismettere il vecchio centralino?

Prima di dismettere il vecchio centralino bisogna sapere esattamente che cosa passa oggi dalle linee telefoniche. Non solo i numeri principali, ma tutto ciò che nel tempo si è appoggiato all'impianto.

Numeri e portabilità

I numeri esistenti si possono in genere mantenere con la portabilità verso il nuovo operatore, così che clienti e fornitori continuino a chiamarti allo stesso numero. Vanno censiti tutti: numero principale, selezioni passanti dei singoli interni, numeri secondari, eventuali numeri di fax ancora pubblicati sui documenti.

Linee speciali

Combinatori degli allarmi, telefoni di emergenza degli ascensori, vecchi POS, fax: sono servizi spesso dimenticati che devono continuare a funzionare. Alcuni richiedono soluzioni dedicate, come adattatori o linee separate, e vanno verificati con i rispettivi manutentori prima del passaggio.

Contratti in essere

Durata, vincoli e costi di recesso delle linee e del noleggio dell'apparato attuale vanno letti prima di fissare le date, per pianificare la dismissione senza sorprese.

Quale connessione serve per il centralino VoIP?

Per un centralino VoIP serve una connessione stabile, con latenza bassa e costante, e una linea di backup. Con il centralino in cloud, di fatto, la connessione diventa il centralino: se la linea è instabile, le chiamate si interrompono o si sentono a tratti, anche con molta banda disponibile.

Prima del passaggio conviene verificare:

• la qualità reale della linea nelle ore di maggiore utilizzo, non solo la velocità nominale;
• la presenza di una linea di backup, su una tecnologia o un operatore diverso, che subentri automaticamente in caso di guasto;
• la configurazione del firewall, che deve gestire correttamente il traffico VoIP e dare priorità alla voce rispetto ai trasferimenti di file.

La rete interna

Anche la rete dell'ufficio fa la sua parte. Gli switch con alimentazione PoE alimentano i telefoni direttamente dal cavo di rete; una rete virtuale dedicata alla voce separa il traffico telefonico da quello dei dati; un Wi-Fi ben progettato è indispensabile se molte persone useranno il telefono dall'app. Se il cablaggio è datato, è il momento di verificarlo: una rete LAN progettata con criterio evita gran parte dei problemi di qualità audio che vengono attribuiti, a torto, al centralino.

Come progettare i flussi di chiamata?

I flussi di chiamata vanno progettati partendo da come lavora l'azienda, non copiati dalla vecchia configurazione per abitudine. Il passaggio è l'occasione per chiedersi come vuoi che i clienti vengano accolti al telefono.

• Accoglienza: messaggio di benvenuto, risponditore con menu di scelta, instradamento per reparto o per lingua.
• Orari: apertura, pausa pranzo, chiusure e festività, con messaggi e destinazioni diverse.
• Code e gruppi: chi squilla, in che ordine, per quanto tempo, cosa succede se nessuno risponde.
• Reperibilità: deviazioni verso chi è di turno fuori orario.
• Integrazioni: riconoscimento del chiamante dal CRM, chiamate dentro gli strumenti di collaborazione, registrazione delle conversazioni dove serve, sempre nel rispetto delle regole sulla privacy e con un'informativa adeguata.

Un buon progetto dei flussi riduce le chiamate perse e i trasferimenti a vuoto, ed è uno degli aspetti in cui un centralino virtuale configurato su misura fa la differenza rispetto a un'attivazione standard.

Cosa succede se manca la corrente o la connessione?

Se in ufficio manca la corrente o la connessione, un centralino in cloud resta attivo: il sistema è altrove, e le chiamate possono essere deviate in automatico sui cellulari o su un'altra sede. Questo comportamento va però configurato prima, non scoperto durante il guasto.

Due aspetti vanno considerati con attenzione:

• le chiamate ai numeri di emergenza, che devono essere associate all'indirizzo corretto di ciascuna sede, anche quando le persone usano il telefono da app;
• l'alimentazione degli apparati di rete: con un gruppo di continuità su router, firewall e switch, i telefoni restano attivi durante i brevi blackout.

Come si pianifica il passaggio al centralino in cloud?

Il passaggio al centralino in cloud si pianifica in modo che nessuno lo noti: nuovo sistema pronto e provato prima, numeri spostati in una data concordata, verifiche subito dopo. La sequenza tipica è questa.

1. Analisi di numeri, linee, contratti, rete e flussi di chiamata attuali.
2. Progetto della nuova configurazione, condiviso con chi gestisce le chiamate ogni giorno.
3. Preparazione di connettività, rete interna e telefoni.
4. Configurazione e prove del nuovo sistema in parallelo al vecchio.
5. Portabilità dei numeri in una data concordata, possibilmente fuori dall'orario di lavoro.
6. Verifica di ogni numero e di ogni flusso subito dopo il passaggio.
7. Formazione breve per gli utenti e un riferimento a cui rivolgersi nei primi giorni.
8. Dismissione del vecchio centralino solo quando tutto funziona.

Il centralino in cloud è uno strumento flessibile, ma non è un prodotto da attivare con un clic: tocca la connettività, la rete, l'organizzazione e il modo in cui l'azienda si presenta ai clienti. Progettarlo sulla tua realtà significa evitare i piccoli disservizi che, nelle prime settimane, rischiano di far rimpiangere il vecchio sistema, e avere un impianto che non va ripensato a ogni cambiamento.

Se stai valutando di rinnovare la telefonia della tua azienda, parliamone: possiamo analizzare insieme la situazione attuale e capire quale configurazione ha senso per te.

Domande frequenti

Cos'è un centralino in cloud?

È un sistema telefonico aziendale basato su VoIP che risiede su server remoti invece che in un apparato in ufficio. Le chiamate passano dalla connessione Internet e si possono gestire da telefoni fissi, computer o smartphone, con la configurazione amministrata a distanza.

Posso mantenere i miei numeri passando al centralino in cloud?

Sì, nella maggior parte dei casi i numeri geografici esistenti si mantengono con la portabilità verso il nuovo operatore. La portabilità va pianificata in una data concordata, verificando prima numerazioni principali, selezioni passanti e numeri secondari.

Cosa succede alle chiamate se cade la connessione Internet?

Il centralino in cloud resta attivo anche se la sede è isolata, quindi le chiamate in arrivo possono essere deviate automaticamente su cellulari o su un'altra sede. Per non interrompere il servizio in ufficio è consigliabile una linea di backup con passaggio automatico.

Quale connessione serve per un centralino VoIP?

Più della banda conta la qualità: latenza bassa e stabile, poche perdite di pacchetti e una configurazione di rete che dia priorità alla voce. La capacità necessaria dipende dal numero di chiamate contemporanee, ed è opportuno verificarla nelle ore di maggiore utilizzo.

Si possono riutilizzare i vecchi telefoni?

Dipende dagli apparecchi: i telefoni IP standard possono spesso essere riconfigurati, mentre quelli proprietari o analogici in genere no, salvo adattatori. In alternativa si possono usare softphone su computer e app su smartphone.